1. 登录K3管理系统，进入“库存管理”模块，选择“盘点管理”子模块。
2. 在盘点管理界面，点击“新建盘点单”按钮，填写盘点单信息，包括盘点日期、盘点仓库等信息。
3. 点击“录入盘点数据”按钮，进入“盘点数据录入”界面。
4. 在“盘点数据录入”界面选择盘点货位，输入实际库存数量，系统会自动计算盘点差异。如果差异为正数，表示实际库存数量大于系统库存数量；如果差异为负数，表示实际库存数量小于系统库存数量。
5. 点击“保存”按钮保存盘点数据。
需要注意的是，在录入盘点数据之前，需要先进行库存快照，以便在盘点过程中进行对比。在K3管理系统中，进行库存快照操作的具体步骤为：在库存管理模块选择“库存查询”子模块，点击“库存快照”按钮，填写库存快照单信息，点击“保存并生成库存快照”按钮即可完成库存快照操作。
金蝶k3系统允许负库存，但这会带来一些负面影响。首先，负库存可能导致系统处理错误，进而导致库存和账务数据的混乱，并最终影响企业运营决策。
其次，负库存也会影响成本核算和利润计算准确性，影响企业管理者正确判断企业盈利情况和经济效益。同时，负库存也会增加企业采购和库存管理难度，增加企业库存风险。因此，企业应该谨慎对待负库存问题，并及时处理负库存问题。